PROCEDIMIENTO DE DENUNCIAS &  INVESTIGACIONES

  1. OBJETIVO

Establecer un procedimiento para la gestión de las denuncias recibidas, relacionadas con el incumplimiento del Modelo de Prevención de Delitos y/o la comisión de los delitos establecidos en la Ley N°20.393, infracciones al código de ética y de las inquietudes que los colaboradores puedan plantear respecto del sistema de prevención de delitos y sus manuales y políticas.

 

  1. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todo el personal de ST COMPUTACIÓN, eso es, a sus Directores, Gerentes, ejecutivos, trabajadores, y se amplía el alcance a cualquier persona externa que preste servicios o se relacione de cualquier forma con ella, tenga o no poder de representación.

 

III. RESPONSABLES DE LA RECEPCIÓN DE DENUNCIAS E INVESTIGACIÓN Y ASESORÍA EXTERNA

El Encargado (a) de Prevención de Delitos es aquel colaborador que es designado por el Directorio de la Compañía con el propósito de gestionar el sistema de prevención de delitos y de contribuir en conjunto con el Directorio y Alta Dirección en la implementación de políticas y procedimientos de control interno que permitan reducir la probabilidad de que ST COMPUTACIÓN se vea involucrada de manera directa o indirecta, en alguno de los delitos contemplados en la Ley N°20.393 sobre responsabilidad penal de las personas jurídicas y a generar una cultura de integridad al interior de ella.

Conforme a lo anterior, respecto al procedimiento de denuncias, es de su responsabilidad:

  • Recepcionar las denuncias relativas a cualquier vulneración de los controles implementados, o bien, recepcionar denuncias de actividades o transacciones que se encuentren vinculadas a alguno de los delitos de la referida Ley;
  • Dirigir y realizar las investigaciones que a su juicio deriven de la denuncia;
  • Respaldar y documentar el proceso investigativo por los medios electrónicos o físicos más idóneos que garanticen la confidencialidad (Ej.: carpetas encriptadas);
  • Habilitar y mantener la mayor cantidad de canales de comunicación para denuncias y/o consultas del personal y del público en general;
  • Garantizar la reserva, y en su caso el anonimato del denunciante durante todo el proceso de investigación; Adicionalmente, velará junto con la Alta Dirección por que el denunciante de buena fe no sea objeto de represalia alguna.
  • Mantener informado al Directorio y a la Alta Gerencia respecto de los avances y resultados de la investigación.
  • Informar al Directorio semestralmente sobre las denuncias recibidas, así como las investigaciones efectuadas y sus resultados.
  • Proponer y recomendar las sanciones que se estimen pertinentes de conformidad a la legislación vigente.

Las facultades del Encargado de Prevención de Delitos respecto a la investigación podrán excepcionalmente ser ejercidas por otro cargo de igual jerarquía en los casos en que exista conflicto de interés respecto de la situación o involucrados, enfermedad o fuerza mayor. La autorización para ello deberá contar con la aprobación formal del Gerente General.

De igual forma, en los casos complejos, que requieran peritajes u otras gestiones, el EPD podrá solicitar la contratación de asesores externos independientes que puedan apoyar la investigación. Para ello el EPD deberá solicitar un presupuesto especial al efecto al Gerente General. Se deberán escoger los asesores entre tres opciones que el EPD proponga, considerando en especial, la experiencia en la materia por parte de los proponentes.

Todos los departamentos y áreas de ST COMPUTACIÓN, en caso de que se requiera llevar a cabo una investigación, deberán otorgar pronto acceso a toda clase de documentación, colaborar con las declaraciones que se requieran, así como contribuir a la implementación de medidas a fin de resguardar la información que se estime clave para la misma.

 

  1. POLÍTICAS ASOCIADAS

Manual de Prevención de Delitos Ley N°20.393.

Código de Ética Corporativo.

Política de Prevención de Delitos.

 

  1. CONCEPTOS
  2. a)  Denuncia: Acto por el cual una persona comunica un hecho que, por sus características y condiciones, atenta contra las leyes, la moral, las buenas costumbres, los procedimientos internos, los reglamentos, los contratos, los lineamientos éticos y el Modelo de Prevención de Delitos.
  3. b)  Denunciado: Persona o personas presuntamente involucradas en el hecho infraccional, y que puede tener responsabilidad como autor material o intelectual, cómplice o encubridor de esta.
  4. c)  Denunciante: Cualquier trabajador o tercero ajeno a la Compañía, que formaliza una denuncia mediante los canales de comunicación habilitados.
  5. d)  Expediente: Para cada Denuncia se abrirá un expediente electrónico que contendrá todos los antecedentes y documentos que se acumulen durante la fase de examen preliminar e investigación correspondiente, desde el inicio hasta el cierre del proceso, el que se mantendrá en reserva, para lo cual se deberá guardar en una carpeta encriptada y respaldada, con control estricto de accesos.
  6. e)  Pruebas: Todos aquellos antecedentes que aporta el Denunciante, y los que se recolectan durante la fase de admisibilidad e investigación, que sirvan para probar la falta denunciada. Puede tratarse de un simple relato de los hechos con nombres, fechas, horas, hasta la posible entrega de medios gráficos como fotografías, correos, cartas, certificados, etc.
  7. f)  Canal de Denuncias: Son los medios de que dispone el Denunciante para comunicar su denuncia o inquietud al Encargado de Prevención de Delitos.
  8. g)  Confidencialidad: Es la calidad que se le otorga a toda comunicación y/o denuncia presentada, con la finalidad de garantizar la seguridad laboral e integridad personal del denunciante y denunciado.
  9. h)  Modelo de Prevención de Delitos: Es un modelo de organización, administración y supervisión, adoptado con el fin de prevenir la comisión de los delitos establecidos en la Ley N°20.393.
  10. i)  Encargado de Prevención de Delitos (EPD): Es la persona que administra el Sistema de Prevención de Delitos, cuya designación está a cargo del Directorio de ST COMPUTACIÓN. Además, tendrá autonomía respecto de las demás Gerencias, reportando directamente al Directorio. Es el encargado de recepcionar y llevar a cabo las investigaciones.
  11. j)  Infracción: Es toda acción u omisión voluntaria contraria o irregular respecto de lo establecido en códigos, reglamentos, políticas, procedimientos y demás normas internas y externas. En el caso de que la infracción revista las características de las actividades descritas en la Ley N°20.393 se trataría de un delito.
  12. k)  Investigador: Es el responsable de iniciar las investigaciones por las denuncias presentadas por los trabajadores, proveedores, clientes u otros. ST COMPUTACIÓN ha definido que el Encargado (a) de Prevención de Delitos es el responsable de la Investigación de las Denuncias.

 

  1. CANAL DE DENUNCIAS

ST COMPUTACIÓN ha habilitado diversos Canales de Denuncia que han sido puestos a disposición de todos los colaboradores, Directores, principales ejecutivos, accionistas, clientes, proveedores, contratistas, asesores y terceros relacionados con la Compañía, a fin de que denuncien hechos o conductas que pudiesen observar y ser calificadas como constitutivos de alguno de los delitos contemplados en la Ley N°20.393 referida a la Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas, además de cualquier otra situación irregular, tales como defraudación o conducta impropia alejada de los valores y principios definidos por la Compañía y en especial, aquellos definidos en el código de ética.

Los canales habilitados para reportar cualquier actividad que suponga un riesgo son los siguientes:

 

*Formulario https://stcomputacion.buk.cl/cul_partner_complaint/tickets/new

 

*Denuncia Presencial Responsable de Ética: #Mac Iver 125, Piso 5, Santiago Chile.

 

*Carta dirigida al Encargado de Prevención de Delitos a la siguiente dirección: #Mac Iver 125, Piso 5, Santiago Chile.

 

 

 

VII. REQUISITOS MÍNIMOS DE LAS DENUNCIAS

Las denuncias deberán contener como mínimo la siguiente información:

a.- La individualización del denunciante.

b.- Una descripción lo más detallada posible de la irregularidad o ilícito denunciado (tipo de infracción, fecha, lugar de su comisión, etc.).

c.- La individualización de la o las personas vinculadas a las irregularidades o ilícitos denunciados (en el caso de conocer esa información el denunciante) y de quienes tengan conocimiento del mismo.

d.- Documentos que prueben las infracciones cometidas (Ej.: fotografías), en caso de que el denunciante los tenga en su poder.

 

VIII. PRINCIPIOS DE LA INVESTIGACIÓN

Toda investigación será llevada a cabo asegurando el cumplimiento de los siguientes principios:

▪ Confidencialidad: la información recopilada será resguardada por el Encargado (a) de Prevención de Delitos y se le dará el carácter de confidencial. Las carpetas con la información serán encriptadas y se otorgará acceso restringido a ellas.

▪ Anonimato Excepcional: Si bien para la eficacia de la investigación es ideal que el denunciante se pueda identificar, en caso de que el denunciante lo decida, puede realizar su denuncia de manera anónima.

▪ Indemnidad: La Compañía asegura a los denunciantes de buena fe protección frente a eventuales represalias de cualquier clase, exponiéndose quién las realice a sanciones tales como la desvinculación y otras medidas legales que se puedan adoptar al efecto.

▪ Involucramiento legal: Asesoría legal externa que podrá ser incorporada en el proceso de investigación en apoyo a las gestiones realizadas por el Encargado de Prevención de Delitos para esclarecer los hechos, conforme a lo expuesto en el numeral N°3 de este procedimiento. No dice relación con la defensa en juicio del denunciado.

▪ Seguridad de la evidencia: la evidencia debe ser protegida y preservada apropiadamente para estar a disposición del encargado de la investigación y para ser admisible en un potencial proceso legal. Para dicho efecto, se podrán adoptar medidas de resguardo y precautorias.

▪ Objetividad: el equipo de investigación debe ser lo suficientemente independiente de los hechos e individuos bajo investigación para realizar una evaluación objetiva y obtener los hechos relacionados con las denuncias. Cualquier conflicto de interés deberá ser informado a la brevedad al Encargado de Prevención de Delitos y si este estuviere implicado en el conflicto de interés, debe ser informado a la Gerencia General, quién designara un investigador suplente.

 

  1. PRIMERA ETAPA: EXAMEN DE VEROSIMILITUD Y ADMISIBILIDAD

Una vez recibida la denuncia, el EPD analizará los primeros antecedentes aportados y una vez determinada la naturaleza de la contingencia, se deberá crear una carpeta electrónica, asignándose un número al caso, con individualización del encargado del análisis y una breve descripción del hecho a investigar.

A continuación el EPD realizará un examen del cumplimiento de los requisitos mínimos de la denuncia y de la verosimilitud o seriedad de la denuncia. En el caso de que no se hayan cumplido los requisitos mínimos expuestos en el numeral siete de este procedimiento, o los antecedentes no son suficientes para el inicio de este, se procederá a archivar la investigación, hasta que aparezcan o el denunciante aporte nuevos antecedentes que puedan ser suficientes para reabrir el caso. Algunos de los criterios que se considerarán para tal decisión por vía ejemplar, dice relación con la gravedad, especificidad de los hechos y credibilidad de la fuente.

 

  1. SEGUNDA ETAPA: INVESTIGACIÓN

Inicio de la Investigación

En el caso de que, conforme al examen preliminar se cumplan los requisitos para la denuncia, el EPD iniciará una investigación formal a fin de determinar si los hechos denunciados son ciertos y si existen hechos relacionados que puedan ser constitutivos de una infracción o un delito. El EPD después de fijar el objetivo y finalidad de la investigación y como primera diligencia, procederá a realizar las gestiones tendientes a asegurar la evidencia y documentación que sea vital para el esclarecimiento de los hechos. Con este objetivo podrá instruir las siguientes medidas precautorias:

a.- Retención del computador o notebook corporativo de la persona denunciada y demás personas supuestamente involucradas en los hechos.

b.- Instruir a los diversos departamentos que posean documentación u otros medios probatorios que aseguren la información, ya sea mediante su encriptación, restricción de acceso a los mismos por parte de los involucrados o retirar los permisos a los involucrados para eliminar archivos.

c.- Separación de los trabajadores del lugar en el que realizan sus labores.

Las medidas precautorias podrán mantenerse durante todo el proceso de investigación.

Adicionalmente, el EPD podrá solicitar al denunciante antecedentes adicionales a los entregados con la denuncia, relacionados con el denunciado y las operaciones involucradas en la investigación.

Para las denuncias internas, el Encargado de Prevención de Delitos, deberá guardar reserva  mientras dure el proceso y recopilara los antecedentes de la manera más independiente posible, velando porque el principio confidencialidad no se vea vulnerado durante su sustanciación.

 

Medios de Prueba Admisibles

A fin de esclarecer los hechos se podrán aportar a la investigación y recabar toda clase de pruebas lícitas, entre ellas:

a.- Documentos (soporte papel o electrónico)

b.- Archivos Fotográficos

c.- Grabaciones (siempre que se haya realizado con el consentimiento de los intervinientes en la grabación).

d.- Comunicaciones (Siempre que haya consentimiento de las partes involucradas en la comunicación).

e.- Confesión del Denunciado. En estos casos se deberá dejar registro escrito de la confesión, con el mayor detalle posible en un acta que termine con la firma del denunciado. En caso de ser posible, se podrá solicitar autorización a quién realice la confesión para realizar una grabación de la misma.

f.- Testimonial: En estos casos se deberá dejar registro escrito de la declaración, con el mayor detalle posible en un acta que termine con la firma del testigo. En caso de ser posible se podrá solicitar autorización a quién realice la declaración para realizar una grabación de la misma.

Siempre que existan dudas respecto de la licitud o ilicitud de una prueba, se podrá elevar la consulta al Gerente General de la compañía para su resolución y eventualmente se podrá consultar a voces expertas en la materia.

Toda prueba que se recabe deberá ser rigurosamente resguardada en la carpeta digital de la denuncia y se deberán realizar acciones conducentes a mantener su accesibilidad, integridad y confidencialidad. Para ello, se podrán encriptar los archivos y establecer restricciones de acceso, así como acciones de respaldo de los mismos.

 

Entrevistas al Denunciante y Prueba Testimonial

Para corroborar la denuncia y obtener más información del caso, el investigador debe llevar a cabo una entrevista con el denunciante y testigos. De acuerdo a la conveniencia del caso, las entrevistas se podrán llevar a cabo después de analizar la información recabada, de tal forma que en las preguntas se puedan plantear cuestiones relacionadas con los documentos.

Durante la entrevista, el investigador debe incentivar a cada denunciante a relatar lo más detallado posible el/los hecho(s) del que fueron testigos o tengan información. Además, durante la entrevista, el investigador puede realizar por vía ejemplar las siguientes preguntas:

  • ¿Quién estuvo involucrado?
  • ¿Cuando ocurrió el hecho?
  • ¿Dónde ocurrió́?
  • ¿Cómo tomó conocimiento de los hechos?
  • ¿Hubo algún testigo?
  • ¿Fue este un hecho aislado o fue parte de un patrón?
  • ¿El entrevistado ha hablado con alguien más sobre este asunto?
  • ¿Existe algún documento escrito o pruebas adicionales relacionados con este asunto?
  • ¿Existe algún otro asunto que el entrevistado desee discutir?

Idealmente los entrevistados y testigos deberán relatar los hechos en orden cronológico.

Después de cada entrevista, el investigador debe transcribir todos los hechos relevantes declarados en una minuta resumen la que debe ser firmada por los entrevistados. En caso de ser posible, se solicitará autorización al entrevistado para grabar la conversación.

Con posterioridad a las entrevistas, en consideración a los antecedentes que han sido recopilados y cuando las circunstancias del caso así lo ameritan, se efectuaran entrevistas a otros funcionarios que pudieran estar comprometidos directa o indirectamente, o que tengan conocimiento de los hechos que se investigan.

 

Entrevista al Denunciado

La entrevista al denunciado seguirá el mismo procedimiento indicado en el anterior título sobre entrevista al denunciante. Sin perjuicio de lo anterior, se adicionan los siguientes puntos:

a.- Se podrán realizar acciones para contrastar la prueba documental que esté en poder del investigador para que el denunciado se pronuncie sobre ella.

b.- En el caso de que el denunciado decida confesar la infracción o delito denunciado, se deberá dejar registro escrito de la confesión, con el mayor detalle posible en un acta que termine con la firma del denunciado. En caso de ser posible se podrá solicitar autorización a quién realice la confesión para realizar una grabación de la misma

 

Notificaciones y Otras Formalidades de las Entrevistas

  • Todos los que sean citados a prestar declaración serán citados telefónicamente y de manera simultánea al correo electrónico corporativo que estos tengan. En caso de no poder contactarse telefónicamente y no se acuse recibo del correo, se enviará una carta certificada al domicilio del entrevistado.
  • El EPD deberá informar a los entrevistados que deben concurrir a una entrevista señalándole el objeto de esta, la hora y lugar en que se llevará a cabo.
  • El citado no podrá excusarse de la entrevista salvo que exista un motivo justificado, el cual deberá ser notificado al responsable de la investigación. En el caso de los trabajadores que, a pesar de haber sido citados por segunda vez, no concurran, se podrán aplicar las sanciones establecidas en el reglamento interno. Si la persona que no concurre es el denunciado, se podrá continuar con la investigación considerando las demás pruebas existentes.
  • La entrevista tendrá lugar en las dependencias de ST COMPUTACIÓN o en otras dependencias que ofrezcan las condiciones de formalidad, comodidad y privacidad para tales efectos.
  • La entrevista tendrá una duración acorde con la investigación realizada, sin embargo, de ser necesario, esta podrá continuarse el día siguiente o complementarse con una segunda entrevista en día y hora a definir.
  • La entrevista debe ser registrada y documentada en forma íntegra por el investigador y adicionalmente la entrevista podrá ser registrada en forma magnética o audiovisual (audio y/o video). En este caso, se deberá informar al entrevistado y solicitar su consentimiento expreso, quedando registro de este. En caso de no existir el consentimiento, se documentará la entrevista, debiendo dejar constancia escrita de tal situación y de la entrevista, levantándose una minuta de la misma, la cual deberá ser firmada por todas las personas participantes.
  • La entrevista se desarrollará en todo momento en un clima de cordialidad y respeto al entrevistado y los intervinientes, si los hubiere, debiendo procurar que el entrevistado pueda efectuar sus intervenciones con toda libertad y comodidad, evitando presiones de cualquier índole.
  • En la eventualidad de que el entrevistado opte por guardar silencio o manifieste que no desea seguir participando en la entrevista porque se han vulnerado los preceptos indicados en el párrafo anterior, se deberá dejar constancia de dicha circunstancia en el registro correspondiente y se pondrá término a ella previa firma de los asistentes.
  • La información recabada en una entrevista es reservada y solo puede ser conocida por el Encargado de Prevención de Delitos, el Gerente General y el Directorio, así como por los asesores legales, en su caso, los Tribunales de Justicia, y por los organismos fiscalizadores correspondientes.

 

Informe de Investigación

Una vez finalizado el proceso de investigación, el Investigador a cargo emitirá un informe, el que debe ser presentado al Gerente General y al Directorio por el Encargado (a) de Prevención de Delitos o delegado en sesión citada al efecto.

El informe que emitirá el Encargado de Prevención de Delitos o delegado deberá contener a lo menos la siguiente información:

  • Antecedentes de la denuncia (área denunciada, personal involucrado, canal de denuncias utilizado, entre otros).
  • Planificación de la investigación.
  • Entrevistas realizadas.
  • Respaldos obtenidos.
  • Medidas precautorias aplicadas.
  • Personal, proveedores, clientes y montos involucrados.
  • Relato cronológico de los hechos conforme a las pruebas obtenidas.
  • Informes de asesores que han apoyado la investigación.
  • Conclusiones confirmando o desestimando los hechos de la denuncia.
  • Recomendaciones de sanción o archivo.

 

Medidas Adoptadas por el Directorio

En caso de que se haya constatado la conducta irregular, y notificado al Gerente General y el Directorio a través del informe respectivo, se deberá considerar la adopción de medidas de respuesta para evitar que continúe la conducta infractora, reparar los daños ocasionados y tratar de mitigar el impacto reputacional y mejorar los controles existentes. Por ejemplo, el Directorio puede considerar tomar las siguientes medidas, en base a la propuesta del Encargado (a) de Prevención de Delitos, entre otras, según estime pertinente:

  • Revelar el informe de investigación a la gerencia involucrada.
  • Ordenar realizar las correcciones a las políticas y/o procedimientos vulnerados con el fin de corregirlos, mejorarlos e implementar las medidas de mitigación y control para evitar nuevas contingencias.
  • Instruir a los asesores legales a fin de que adopten las medidas necesarias para proceder a realizar la denuncia legal respectiva en el caso de que se esté frente a un delito.
  • La comisión de una falta da derecho a ST COMPUTACIÓN para sancionar al trabajador de manera administrativa y/o tomar las acciones legales pertinentes, tomando en consideración su mayor o menor gravedad, las cuales deben ser definidas por el Directorio en base a la propuesta del EPD. Las sanciones que se aplicarán serán las definidas en el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, pudiendo ir las sanciones desde una amonestación verbal, hasta la desvinculación de la empresa.
  • También podrán ser sancionados los gerentes o jefaturas que condonen, permitan o tengan conocimiento de conductas ilegales o les informen de estas situaciones y no adopten acciones correctivas al respecto, así como los trabajadores que realicen declaraciones falsas.

 

Plazos

Los plazos que se contemplan para el procedimiento de investigación son los siguientes:

a.- Análisis de la verosimilitud de la denuncia y antecedentes fundantes: 10 días hábiles.

b.- En caso de que se decida archivar la causa por falta de fundamento: 5 días hábiles.

c.- Investigación: 30 días hábiles (prorrogables).

d.- Emisión del informe: 10 días hábiles desde que se concluya la investigación.

 

XII. INFRACCIONES AL CÓDIGO DE ÉTICA

El procedimiento que se aplicará en caso de denuncias o infracciones relativas al Código de Ética, se regirá en lo pertinente por el presente procedimiento de investigación y denuncias. En estos casos, toda referencia al Encargado (a) de Prevención de Delitos deberá entenderse realizada al Responsable de Ética.